Mailing lists จะทำงานคล้ายๆกับ mail forward แต่แตกต่างกันตรงที่ Mailling lists จะมีองค์ประกอบอื่นเพิ่มขึ้นมา เช่น การขอสมัครเป็นสมาชิก Mailing list, การตรวจสอบ Mailing list ก่อนส่งให้สมาชิก และ คุณสมบัติอื่นๆ

การทำงานของ mailing list จะเริ่มต้นที่สมาชิกส่ง Email มายัง mailing list เพื่อสมัครสมาชิก และเมื่อมีการส่ง Email มายัง mailing list ตัว mailing list จะกระจาย Email โดยส่งต่อไปยัง Email ของสมาชิก

Mailing list ที่ให้บริการนี้ ใช้ Software ชื่อ EZMLM/IDX MAILING LIST MANAGER. หากต้องการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมสามารถดูได้ที่ EZMLM FAQ.

การสร้าง Mailing Lists

การสร้าง mailing list ทำได้ดังนี้

1. เลือก Mail Info จาก Mail Info เมนู
2. ในหน้า mail domain controls ให้กดที่ New Mailing List
3. และสร้าง mailing list จากหน้าที่แสดงขึ้นมา

   

• E-mail address: ใส่ชื่อ mailling list ซึ่ง Email นี้จะเป็นชื่อ Email ที่ใช้สำหรับส่งไปหาสมาชิก
     * หมายเหตุ: คุณสามารถใส่ได้เฉพาะ Email address ใหม่เท่านั้น หากต้องการใช้ Email ที่มีอยู่แล้ว ให้ลบ Email นั้นก่อน
• Comment: ใช้สำหรับใส่คำอธิบายว่า mailling list นี้ใช้สำหรับทำอะไร เพื่อที่ว่าภายหลังคุณจะสามารถเข้าใจได้ว่า Mailing list นี้สร้างเพื่ออะไร
4. ยืนยันการสร้าง

ข้างล่างนี้คือส่วนอธิบายการ ปรับแต่ง mailing list

การตั้งค่า Mailing List

การตั้งค่า mailing list

1. กดที่ชื่อ mailing list ในรายชื่อ E-mail ในหน้าการตั้งค่า Email

   

2. ในหน้าที่แสดงขึ้นมาใหม่ ให้ตั้งค่า mailling list ตามต้องการ

   

   ให้ใส่ Email ที่เป็นชื่อของ mailing list ซึ่งสมาชิกของ mailing list จะติดต่อด้วยเพื่อแจ้งปัญหาการใช้งาน ด้วยความสามารถของ EZMLM จะช่วยให้ผู้ดูแล mailing list ไม่จำเป็นต้องเข้ามาดูแลระบบมากนัก เพราะมีระบบอัตโนมัติไว้รองรับการทำงานต่างๆอยู่แล้ว

   

   โดยปรกติ Email ทั้งหมดที่ส่งมายัง mailing list จะเก็บไว้ทั้งหมด ซึ่งช่วยให้สมาชิกสามารถเรียกดู Email ย้อนหลังได้ เช่น เมื่อสมาชิกต้องการเรียกดู Email ลำดับที่ 123 จะสามารถใช้คำสั่ง -get เพื่อเรียกดู Email ได้ด้วยการส่ง email ไปยัง your_mailinglist-get.123@domain.com

   สามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่

   เลือกที่ Not Archived เพื่อสั่งให้ไม่ต้องเก็บ Email ที่ส่งมายัง mailing list

   

   คุณสามารถสั่งให้การเรียกดู Email จาก mailing list สามารถกระทำได้เฉพาะผู้ดูแลหรือได้ทุกคนที่เป็นสมาชิก

   

   เลือกที่ Digest เพื่อติดตั้งให้ Mailing list มีคุณสมบัตินี้ การ digest เป็นคุณสมบัติพิเศษของ mailing list แทนที่จะมีการส่ง Email ตามจำนวนเรื่อง แต่จะส่งหัวข้อที่มีใน mailing list ไปให้สมาชิก การรับ digest mailing list จะสะดวกต่อสมาชิกเนื่องจาก สมาชิกบางคนอาจจะไม่ได้มีความสนใจในทุกเรื่องของ mailing list แต่จะรับรู้ได้ว่ามีเรื่องอะไรบ้างใน mailing list หากว่า mailing list มีการป้องกันการส่งและเก็บ Email ของ mailing list แล้ว digest mailing list ก็จะเป็นแบบเดียวกัน

   การเรียกดู digest สามารถทำได้โดยใช้คำสั่ง -digest เช่น หาก mailing list มีชื่อว่า subscribe@example.com ก็สามารถส่ง email มายัง subscribe-digest@example.com เพื่อขอรับ digest

   

   เลือกที่ "No prefix" เพื่อบอก mailing list ว่าไม่ต้องแทรกชื่อ mailing list ใน subject ของ Email ที่ส่ง

   

   หากต้องการให้ Email ที่เก็บไว้สามารถเรียกดูจากใครก็ได้ให้เลือกที่ Do not guard archive

   

   คุณสามารถเลือกได้ว่าในขั้นตอนการสมัครสมาชิก mailing list จะมีการส่ง Email เพื่อยืนยันการสมัครหรือไม่ หากไม่ต้องการให้เลือกที่ Subscribtions don't require confirmation. ซึ่งการส่ง Email ยืนยันจะช่วยตรวจสอบได้ว่า สมาชิกที่สมัครมานั้นสามารถรับ Email ได้จริง (การสมัครสามารถใช้คำสั่ง -subscribe โดยส่ง Email มายัง your_mailinglist-subscribe@domain.com)

   

   ในทำนองเดียวกัน การยกเลิกการเป็นสมาชิกของ mailing list ก็สามารถส่ง Email เพื่อยืนยันได้เช่นเดียวกัน ซึ่งการส่ง Email ยืนยันจะช่วยป้องกันการยกเลิกการเป็นสมาชิกที่ส่งมาจากผู้อื่น หากต้องการให้ส่ง Email ยืนยันก่อนการยกเลิกให้เลือกที่ Unsubscribe requires confirmation

   

   สมาชิก mailing list ไม่สามารถเรียกดูรายชื่อสมาชิกทั้งหมดได้ ซึ่งกระทำได้เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้น รวมถึง log ที่บันทึกการกระทำต่างๆที่เกี่ยวกับ mailing list ไม่ว่าจะเป็นการสมัคร, การลบ ล้วนแล้วแต่ กระทำได้เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้น

   

   ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจจะต้องตรวจสอบการส่ง Email มายัง mailing list ก่อนการกระจาย Email ให้สมาชิก หากตั้งค่าให้มีการตรวจสอบ (Message moderation) Email ต่างๆ ที่ส่งมาจะคอยการตอบรับจาก ผู้ดูแลก่อน หากผู้ดูแลปฏิเสธการส่ง Email ก็จะตีกลับไปยังผู้ส่ง พร้อมทั้งเหตุผลของผู้ดูแลที่ปฏิเสธ

   

   คุณสามารถกำหนดให้ Remote Adminstrators สามารถแก้ไข Email ที่เก็บไใน file ได้โดยตั้งค่าเป็น New text file. ซึ่งการแก้ไข remote administrators จะส่ง Email มายัง mailing list โดยใช้คำสั่ง -edit ซึ่ง ezmlm จะตอบโดยส่งชื่อ file ไปให้ ขั้นต่อไปคือ remote administrators จะส่ง Email มายัง mailing list อีกครั้งด้วยคำสั่ง -edit.file โดยที่ file คือลำดับของ Email การแก้ไขจะเอา cookie ที่สร้างตามวันที่และชื่อของ file และเนื้อหาที่แก้ไส่ไว้ใน Reply-To: หากหลังจาก 27 ชั่วโมงไปแล้วโดยเทียบเวลาจาก cookie แล้ว ระบบจะไม่ยอมรับการแก้ไข

   

   คุณสามารถกำหนดให้การส่ง Email มายัง mailing list กระทำได้เฉพาะผู้ดูแล โดยการตั้งค่าเป็น Posting from address other than moderators are rejected.

   

   หากคุณตั้งให้ Respond to administrative requests and allow archive retrival. หมายถึงทุกครั้งที่สมาชิกเรียกดู Email ที่เก็บไว้ จะต้องได้รับการยินยอมจากผู้ดูแลก่อน

   

   หากมีการตั้งค่าให้ Request address is serviced ระบบจะทำงานหาก Subject ของ Email มีการระบุคำสั่ง โดยส่งมายัง list-request@example.com

   

   Remote administrator เป็นผู้ที่ได้รับอนุญาตให้กระทำการบางอย่างได้นอกเหนือจากสมาชิก เช่นการเรียกดูรายชื่อสมาชิก ซึ่งความสามารถในการจัดการระบบของ remote administrator จะเป็นไปตามที่ผู้ดูแลกำหนด หากต้องการให้มี Remote Administrator ให้เลือกที่ Enables remote administration

   

   การตั้งค่านี้จะมีจุดประสงค์เหมือนกับ ข้างบน แต่แตกต่างกันที่วิธีการคือ หากมีการตั้งค่าให้ Subscription moderation เมื่อมีการสมัครสมาชิกแล้วจะต้องรอการอนุญาตจากผู้ดูแลก่อน

   

   หากเลือกให้ User posts only และมี Email อื่นๆที่ส่งมายัง mailing list ระบบจะยกเลิกและตีกลับจดหมายไปยังผู้ส่ง

3. กดที่ Submit เพื่อบันทึกการติดตั้งค่า

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมของการใช้งาน ให้อ่านเพิ่มเติมที่ www.ezmlm.org

การจัดการสมาชิก

จำนวนของสมาชิกจะแสดงอยู่ในวงเล็บ "[ ]" ตรงช่อง Properties

การเพิ่มสมาชิก ไปยัง mailing list ทำได้ดังนี้

1. กดที่ Subscribers icon ในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. ใส่ Email address ของสมาชิกในช่อง Add subscriber หากต้องการเพิ่มหลายๆ Email ให้ใส่ Email ในช่อง Batch subscribers creation และแยก Email ด้วยการขึ้นบรรทัดใหม่

   

3. กด Submit

การลบสมาชิกออกจาก mailing list ทำได้ดังนี้

1. กดที่ Subscribers icon ในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. กดที่ Delete ที่ติดกับ Email ที่ต้องการลบ หรือกดที่ Delete icon ใน Remove all subscribers.

การส่ง mailing list

การส่ง mailing list ให้ส่ง email จาก Outlook หรือ Webmail ไปยัง Email ของ mailing list

การจัดการของผู้ดูแล

ผู้ดูแล (Moderators) จะเป็นผู้อนุญาตการกระทำต่างๆที่เกิดใน mailing list ซึ่งจำนวนผู้ดูแลจะแสดงอยู่ในวงเล็บ "[ ]" ตรงช่อง Properties

การเพิ่มผู้ดูแล ใน mailing list ทำได้ดังนี้

1. กดที่ Moderators ในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. ใส่ Email address ของผู้ดูแลในช่อง Add moderator

   

3. กด Submit

การลบผู้ดูแลจาก mailing list ทำได้ดังนี้

1. กดที่ Moderatorsในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. กดที่ Delete ที่ติดกับ Email ที่ต้องการลบ

ผู้ดูแลจะมี 2 แบบคือผู้ดูแลเกี่ยวกับสมาชิกและผู้ดูแลเกี่ยวกับ Email

• ผู้ดูแลเกี่ยวกับ Email จะเป็นผู้อนุญาตให้ส่งหรือไม่ให้ส่ง Email มายัง mailing list
• ผู้ดูแลเกี่ยวกับสมาชิก จะเป็นผู้อนุญาตให้สมัครหรือไม่ให้สมัครเป็นสมาชิก

การเพิ่มข้อความส่วนท้ายของ mailing lists

ข้อความส่วนท้าย(Message trailer) เป็นข้อความที่ต้องการอธิบายเกี่ยวกับวิธีการใช้งานโดยมากจะเป็นขั้นตอนในการยกเลิกการเป็นสมาชิก

การเพิ่มข้อความส่วนท้ายของ mailing listsทำได้ดังนี้

1. กดที่ Trailerในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. ใส่ข้อความส่วนท้ายของ mailing list

   

3. กดSubmit

การแก้ไขข้อความส่วนท้ายของ mailing listsทำได้ดังนี้

1. กดที่ Trailerในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. แก้ไขข้อความแล้วกด Submit

การลบข้อความส่วนท้ายของ mailing listsทำได้ดังนี้

1. กดที่ Trailerในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls
2. ลบข้อความออกทั้งหมดแล้วกด Submit

การลบ Mailing Lists

การลบ mailing lists ทำได้ดังนี้ กดที่ Trashในช่อง Properties ของ mailing list ในหน้า mail domain controls